Samen sterker: de transitie van gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek naar een geïntegreerd Service Management Platform

De samenleving digitaliseert in hoog tempo. Voor gemeenten liggen hier mooie kansen. Vanuit verschillende kanten komen er bij hen vragen binnen. Denk aan interne verzoeken van collega’s, maar ook vragen externe leveranciers, of vanuit burgers. Het centraliseren van al deze vragen en verzoeken leidt tot een efficiëntere manier van werken en zorgt voor betere dienstverlening.

En dat is precies wat het 4me platform kan! Daarom kozen de Gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek ervoor dit platform voor hun dienstverlening te implementeren. Lees mee hoe Sequal Consultancy de gemeenten ondersteunde in de implementatie.

Achtergrond en uitdaging

Gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek, beide gelegen in het hart van Brabant, werkten tot voor kort met een verouderde versie van een ander systeem. Dit voldeed echter niet meer aan de eisen, er was behoefte aan een meer geavanceerde oplossing. Joeri, projectleider bij de Gemeente, verwoordde het als volgt: “We waren op zoek naar een modern systeem dat zou helpen bij het professionaliseren van ons service management en dat aan alle eisen van de gemeente voldeed.”

Keuze voor 4me en Sequal Consultancy

De keuze viel op 4me, een platform dat al succesvol was geïmplementeerd in een nabijgelegen gemeente, ook door Sequal Consultancy. Om deze reden werd Sequal Consultancy de gekozen partner voor het implementatietraject, support en training. Wendy Borst, een van de betrokkenen van de Gemeente: “4me in combinatie met lokale partner Sequal Consultancy voldeed aan alle criteria en eisen die we hadden gesteld. Deze waren: gebruiksgemak, scherpe prijs, vooraf ingestelde processen en de mogelijkheid om deze ook zelf te kunnen inrichten. Die vrijheid was belangrijk voor ons.”

Implementatie en training

Een succesvolle implementatie valt of staat met een goede verankering in de organisatie. Pas als de gebruikers het systeem goed snappen, kunnen én zullen ze er op de juiste manier gebruik van maken. Daarom verzorgde Sequal Consultancy workshops en trainingen om de collega’s van de Gemeentes vertrouwd te laten raken met het nieuwe systeem. En zo konden beide gemeenten per 16 mei 2023 live met 4me! Er werd gekozen voor een geleidelijke overgang, in eerste instantie gingen vier afdelingen over naar 4me. Dit kan in de toekomst uitgebreid worden.

Belangrijke resultaten

Gebruikersadoptie: De overgang werd positief ontvangen door de gebruikers, zij konden er snel eigenhandig mee aan de slag.

Verbeterde samenwerking tussen gemeenten onderling: 4me fungeerde als een accelerator voor verbeterde samenwerking tussen de gemeenten, mede dankzij de gestandaardiseerde en aanpasbare workflows. En omdat er in nabijgelegen gemeenten ook al wordt gewerkt met 4me, is een samenwerking tussen deze gemeenten nu veel eenvoudiger.

Inzichtelijkheid: Er is nu een duidelijker beeld waar knelpunten liggen, dit helpt bij het gericht verbeteren van processen. Wendy Borst zegt hierover: “Door de transparantie van de serviceprocessen in 4me zie je precies waar het stokt, en dat is fijn, want dan weet je waar je aan moet werken.”

Toekomstgericht

De implementatie van 4me is slechts het begin. Er wordt voortdurend gewerkt aan het verbeteren van processen en het uitbreiden van het gebruik van 4me naar andere afdelingen. De gemeenten zijn nu beter gepositioneerd om toekomstige uitdagingen aan te gaan, met een solide basis voor continue groei en ontwikkeling. Wendy voegde hieraan toe: “We zijn nu toekomstgericht bezig. Met 4me hebben we nu een mooie basis, van waaruit we verder kunnen groeien en ontwikkelen. Die was er voor 4me niet.” Deze vooruitstrevende benadering wordt ook ondersteund door Joeri, die opmerkte: "De overstap naar en implementatie van 4me zien we zeker als succesvol. Dit komt mede doordat we met een lichte impact voor de eindgebruiker over zijn gegaan, wat heel mooi was.”

Conclusie

De samenwerking tussen de Gemeenten Gemert-Bakel en Laarbeek, 4me en Sequal Consultancy illustreert een succesvolle overgang naar een geavanceerd service management platform. Dit initiatief heeft niet alleen geleid tot verbeterde efficiëntie en samenwerking, maar legt ook een stevig fundament voor een toekomstgerichte, dienstengerichte publieke sector.

Wendy Borst beveelt de samenwerking van harte aan: "Wij zouden 4me en Sequal Consultancy zeker aanbevelen aan andere gemeenten. De support van Sequal Consultancy is heel goed en het systeem werkt heel makkelijk en efficiënt als je het eenmaal volledig hebt ingericht.”

Hoe kunnen we jou helpen?

Ben je benieuwd wat 4me jouw gemeente kan betekenen? Neem contact met ons op, dan kijken we samen naar de mogelijkheden!